5 вопросов, которые нужно задать себе перед выбором системы

Уже ни для кого не секрет, что наличие компьютеризированной системы управления бизнесом на предприятии является одной из важных составляющих успеха. Что же должен учесть руководитель при выборе системы?

Как девушка выбирает машину в автосалоне? Внимательно интересуется всеми характеристиками и в итоге покупает «красненькую».

К сожалению, при выборе компьютеризированной системы управления бизнесом, многие руководители поступают также. Слишком много непривычных параметров нужно учесть. В результате компании покупают то, что кажется менее сложным и более симпатичным.

Рынок подобных систем довольно молодой, не устоявшийся, но при этом насыщенный предложениями. В таком разнообразии предложений не ясно, кому доверять.  Устоявшихся и общепринятых методик работы пока нет. В итоге мы изучаем предложенные разработчиком характеристики, которые в целом не совсем понятны и выбираем систему там, где нам про нее лучше рассказали. Печально, что все без исключения продавцы CMMS-систем скажут, что именно их продукт решит ваши проблемы. Хотя в реальности часто оказывается, что это не так.

Выбор системы для автоматизации компании — это по-настоящему сложная задача. Но выбор будет более осмысленным, если перед этим получить ответы на несколько очень важных вопросов.

• Способна ли система охватить все бизнес-процессы предприятия?

В любой компании есть основные бизнес-процессы (продажи, маркетинг, сервис, производство) и вспомогательные (финансы, отдел кадров и другие). Внедрение компьютеризированной системы управления чаще всего начинают с автоматизации первоочередных бизнес-процессов. Поэтому первое, что нужно определить — какие процессы вы хотите автоматизировать, а какие нет. Выберите ключевые и составьте задание для внедренца системы. Если вы в первый раз выбираете систему, то, скорее всего, ваши требования будут несложными.  Вам может подойти почти любая популярная система. Большинство простых и недорогих систем автоматизируют лишь самые простые задачи. Однако для конкурентоспособности и по мере развития компании вам станет не хватать этих возможностей и придется переходить на более функциональную систему, а значит, тратить время и средства. Это всегда так! Положительным фактором будет являться наличие в системе необязательных в настоящее время вам бизнес-процессов, но которые возможно понадобятся вам в будущем.

Для большинства компаний основной доход и основная рентабельность – это повторные продажи. Удерживать постоянных клиентов выгоднее, чем сосредотачиваться только на новых покупателях. Поэтому помимо решения типовых задач, система должна быть связана со всей цепочкой бизнес-процессов и использовать передовой опыт в усовершенствовании каждого из них.

• Какова стоимость внедрения предложенной системы?

Окончательная стоимость продукта является существенным фактором при выборе компьютеризированной системы управления. Действуя по фиксированному бюджету нам необходимо найти правильную систему, которая будет выполнять все наши задачи со стоимостью невыходящей за пределы выделенного бюджета. При этом необходимо разделить необходимые нам функции на «Обязательные» и «Необязательные / Будущие». Также необходимо учесть что могут быть дополнительные расходы, не включённые в первоначальный пакет: техническая поддержка, стоимость сопровождения, обновления в системе и т.д.

• Какова техническая поддержка и ориентированность на заказчика у поставщика системы?

Ключевым фактором является обширное и целенаправленное обучение персонала предприятия и важное значение имеет насколько квалифицированным персоналом проводится обучение, насколько адаптирован процесс обучения под условия заказчика для выбора наилучшего варианта для поглощения информации будущими пользователями системы. Для достижения наилучшего взаимопонимания с обеих сторон, большим плюсом является наличие в команде технической поддержки как самих программистов, так и специалистов, имеющих опыт работы на подобных предприятиях.

Также немаловажным фактором является насколько быстро решаются возникшие вопросы. Компания поставщик данной системы должна иметь возможность в сжатые сроки направить специалистов для решения вопросов или удаленно и грамотно организовать их решение.

• Как происходит интеграция системы?

Узнайте у поставщика об опыте интеграции системы. Попросите менеджера рассказать об этом на примере других компаний. Как система встраивается в работу компании, какие результаты и так далее. Как она взаимодействует с уже имеющимися системами. Насколько гибка и понятна система, чтобы сделать переход с наименьшим стрессом для пользователей.

Убедитесь в возможностях системы на «сквозном примере». Менеджер по продаже системы с большой вероятностью сразу скажет, что его программа решит все ваши задачи. Не верьте на слово. Пусть продавец или внедренец покажет на «сквозном примере», как выбранная система автоматизирует необходимые вам бизнес-процессы.

Современные системы достаточно легко настраиваются. Если перед вами специалист, он сможет это сделать. Посмотрите внимательно на то, как выглядит система. Все ли понятно? Удобно ли будет вашим сотрудникам? Если на этом этапе вас все устраивает, переходите к следующему шагу.

• Насколько нацелен поставщик на развитие продукта?

Критерии выбора компании были простыми: это должна быть авторитетная специализированная компания, которая в данном бизнесе уже достаточное время и понимает, что конкурентоспособность напрямую зависит от постоянного улучшения. Все процессы в любой системе, как бы хорошо ни были первоначально налажены, требуют постоянной доработки и адаптации под изменяющиеся условия рынка.

Разработчики подобного рода систем должны постоянно следить за новыми разработками и оперативно использовать передовой зарубежный опыт.

Если вам смогли ответить на все вопросы и смогли все показать на «сквозном примере», значит вы имеете дело с профи и выбранная вами система не на словах, а на деле соответствует вашим требованиям. И если вас все устраивает, попросите подготовить бюджет проекта и приступайте к внедрению.