5 питань, які потрібно задати собі перед вибором системи

Вже ні для кого не секрет, що наявність комп’ютеризованої системи управління бізнесом на підприємстві є важливою складовою успіху. Що ж повинен врахувати керівник при виборі системи?

Як дівчина вибирає машину в автосалоні? Уважно цікавиться всіма характеристиками і в підсумку купує «червоненьку».

На жаль, при виборі комп’ютеризованої системи управління бізнесом, більшість керівників діють так само. Занадто багато незвичних параметрів потрібно врахувати. В результаті компанії купують те, що здається менш складним і більш симпатичним.

Ринок подібних систем досить молодий, що не установлений, але при цьому насичений пропозиціями. В такому розмаїтті пропозицій не зрозуміло, кому довіряти. Загальноприйнятих методик роботи поки немає. У підсумку ми вивчаємо запропоновані розробником характеристики, які в цілому не зовсім зрозумілі, і вибираємо систему там, де нам про неї краще розповіли. Сумно, що всі без винятку продавці CMMS-систем скажуть, що саме їх продукт вирішить ваші проблеми. Хоча в реальності часто виявляється, зовсім не так.

Вибір системи для автоматизації компанії – це по-справжньому складне завдання. Але вибір буде більш продуманим, якщо перед цим отримати відповіді на кілька дуже важливих питань.

• Чи здатна система охопити всі бізнес-процеси підприємства?

У будь-якій компанії є основні бізнес-процеси (продажі, маркетинг, сервіс, виробництво) і допоміжні (фінанси, відділ кадрів та інші). Впровадження комп’ютеризованої системи управління найчастіше починають з автоматизації першочергових бізнес-процесів. Тому перше, що потрібно визначити – які процеси ви хочете автоматизувати, а які ні. Виберіть ключові і складіть завдання для впроваджувача системи. Якщо ви вперше обираєте систему, то, швидше за все, ваші вимоги будуть нескладними. Вам може підійти майже будь-яка популярна система. Більшість простих і недорогих систем автоматизують лише найпростіші завдання. Однак для конкурентоспроможності і по мірі розвитку компанії вам стане не вистачати цих можливостей і доведеться переходити на більш функціональну систему, а значить, витрачати час і кошти. Це завжди так! Позитивним фактором буде наявність в системі необов’язкових в даний час вам бізнес-процесів, але які можливо знадобляться вам у майбутньому.

Для більшості компаній основний дохід і основна рентабельність – це повторні продажі. Утримувати постійних клієнтів вигідніше, ніж зосереджувати увагу на нових клієнтах. Тому крім вирішення типових задач, система повинна бути пов’язана з усім ланцюжком бізнес-процесів і використовувати передовий досвід в удосконаленні кожного з них.

• Яка вартість впровадження запропонованої системи?

Остаточна вартість продукту є істотним чинником при виборі комп’ютеризованої системи управління. Діючи за фіксованим бюджетом нам необхідно знайти правильну систему, яка буде виконувати всі наші завдання з вартістю, яка не виходить за межі виділеного бюджету. При цьому необхідно розділити необхідні нам функції на «Обов’язкові» і «Необов’язкові / Майбутні». Також необхідно врахувати що можуть бути додаткові витрати, не включені в початковий пакет: технічна підтримка, вартість супроводу, поновлення в системі і т.д.

• Яка технічна підтримка і орієнтованість на замовника у постачальника системи?

Ключовим фактором є велике і цілеспрямоване навчання персоналу підприємства та важливе значення має наскільки кваліфікованим персоналом проводиться навчання, наскільки адаптований процес навчання під умови замовника при виборі найкращого варіанту для поглинання інформації майбутніми користувачами системи. Для досягнення найкращого взаєморозуміння з обох сторін, великим плюсом є наявність в команді технічної підтримки як самих програмістів, так і фахівців, що мають досвід роботи на подібних підприємствах.

Також важливим фактором є наскільки швидко вирішуються питання. Компанія постачальник даної системи повинна мати можливість в стислі терміни направити фахівців для вирішення питань або віддалено і грамотно організувати їх вирішення.

• Як відбувається інтеграція системи?

Дізнайтеся у постачальника про досвід інтеграції системи. Попросіть менеджера розповісти про це на прикладі інших компаній. Як система вбудовується в роботу компанії, які результати і так далі. Як вона взаємодіє з уже наявними системами. Наскільки гнучка і зрозуміла система, щоб зробити перехід з найменшим стресом для користувачів.

Переконайтеся в можливостях системи на «наскрізному прикладі». Менеджер з продажу системи з великою ймовірністю відразу скаже, що його програма вирішить всі ваші завдання. Не вірте на слово. Нехай продавець або впроваджувач покаже на «наскрізному прикладі», як обрана система автоматизує необхідні вам бізнес-процеси.

Сучасні системи досить легко налаштовуються. Якщо перед вами фахівець, він зможе це зробити. Подивіться уважно на те, як виглядає система. Все зрозуміло? Чи зручно буде вашим співробітникам? Якщо на цьому етапі вас все влаштовує, переходьте до наступного кроку.

• Наскільки постачальник націлений на розвиток продукту?

Критерії вибору компанії були простими: це повинна бути авторитетна спеціалізована компанія, яка в даному бізнесі вже достатній час і розуміє, що конкурентоспроможність безпосередньо залежить від постійного поліпшення. Всі процеси в будь-якій системі, як би добре не були налагоджені, вимагають постійного доопрацювання і адаптації під мінливі умови ринку.

Розробники подібного роду систем повинні постійно стежити за новими розробками і оперативно використовувати передовий зарубіжний досвід.

Якщо вам змогли відповісти на всі питання і, головне, змогли все показати на «наскрізному прикладі», значить, ви маєте справу з профі, і обрана вами система не на словах, а на ділі відповідає вашим вимогам. І якщо вас все влаштовує, попросіть підготувати бюджет проекту і приступайте до впровадження.